Versión del documento: v2.0
Fecha de entrada en vigor: 01 de Junio de 2026
Titular de la Plataforma: AI3LAB SAS BIC — NIT 901.326.856-6
Última actualización: [31/05/2026]
Lea atentamente este documento antes de contratar o utilizar la Plataforma. Al registrarse, aceptar electrónicamente este documento o utilizar cualquiera de los Servicios de Whatoko Health, usted (o la organización que representa) acepta quedar vinculado por estos Términos y Condiciones (en adelante, los “T&C”). Estos T&C incluyen un descargo de responsabilidad médica (cláusula 24) y limitaciones de responsabilidad (cláusula 23). Si no está de acuerdo, no debe registrarse ni utilizar los Servicios.
Whatoko Health es una plataforma tecnológica de salud digital, en modalidad de software como servicio (SaaS) multi-tenant, propiedad de AI3LAB SAS BIC, sociedad comercial legalmente constituida bajo las leyes de la República de Colombia, identificada con el NIT 901.326.856-6 y con domicilio en (Santander, Colombia). La Plataforma ofrece a instituciones del sector salud servicios de monitoreo remoto de pacientes, anonimización de datos clínicos e interoperabilidad de información en salud bajo el estándar HL7 FHIR R4.
Proveedor / Titular: AI3LAB SAS BIC (en adelante, “AI3LAB”, “el Proveedor”, “Whatoko Health” o “nosotros”)
NIT: 901.326.856-6
Domicilio: Bucaramanga, Santander, Colombia
Dirección física: Calle 42 # 35 – 29
Sitio web: https://whatoko.health
Correo de contacto: [email protected]
Para efectos de estos T&C, los siguientes términos tendrán el significado que se indica a continuación, ya sea en singular o plural:
El Cliente declara que cuenta con la capacidad legal para contratar y que, cuando acepta en representación de una organización, está debidamente facultado para vincularla. El acceso o uso de la Plataforma implica la aceptación expresa e integral de estos T&C. Si el Cliente es menor de edad conforme a la ley aplicable, no debe registrarse ni utilizar los Servicios.
El Cliente y Whatoko Health se obligan a tratar los datos conforme a la normativa vigente que resulte aplicable, incluyendo de manera enunciativa y no limitativa:
Habilitación y responsabilidad regulatoria del Cliente. La Plataforma es una herramienta de soporte tecnológico. La habilitación como prestador de servicios de salud, el cumplimiento de obligaciones de reporte ante las autoridades y la calidad de la atención clínica son responsabilidad exclusiva del Cliente.
Whatoko Health podrá modificar estos T&C en cualquier momento, informando al Cliente por correo electrónico y publicando la versión vigente con su fecha de actualización en el sitio web. Cuando una modificación altere de forma sustancial los Servicios o el precio, el Cliente podrá optar por no aceptar las nuevas condiciones; en tal caso, el Servicio se prestará hasta el vencimiento del periodo inicialmente contratado. El uso continuado de la Plataforma tras la entrada en vigor de una modificación implica su aceptación.
El Cliente y sus Usuarios Autorizados se obligan a no modificar o alterar el sitio web y la Plataforma, no publicar publicidad ajena ni incluir marcas, logotipos, textos o enlaces de terceros sin autorización previa de AI3LAB.
AI3LAB hará sus mejores esfuerzos por mantener el contenido de la Plataforma actualizado, completo y sin errores; las características de los módulos y planes (incluidos precio y forma de pago) podrán cambiar respetando las condiciones ya adquiridas por el Cliente.
Whatoko Health es una plataforma SaaS multi-tenant que permite a las instituciones de salud recolectar, procesar, anonimizar e intercambiar información clínica de forma segura e interoperable. Los Servicios se contratan mediante planes o módulos, cuyas condiciones particulares (alcance, capacidades, precios y límites de uso) se detallan en el contrato comercial o en el sitio web. Los tres servicios principales se describen a continuación; el Cliente solo accede a los que haya contratado.
7.1. Cuadro comparativo de servicios
El Servicio de Monitoreo Remoto permite la recolección, almacenamiento, gestión y visualización de datos de salud del Usuario Final, con el fin de apoyar el seguimiento de su estado de salud y la toma de decisiones clínicas por parte del Cliente y su personal asistencial.
No es un servicio de emergencias. El Monitoreo Remoto no es un sistema de respuesta ante urgencias ni garantiza atención en tiempo real. Ante cualquier signo de alarma, el Usuario Final debe contactar los servicios de urgencias o a su médico tratante.
El Servicio de Anonimización es una herramienta tecnológica que provee algoritmos de procesamiento para transformar Datos Originales en Datos Anonimizados. Respecto de este Servicio, el Proveedor actúa como un mero procesador de datos por instrucciones del Cliente. Este Servicio no constituye un servicio de custodia, gestión o consultoría de datos.
Naturaleza probabilística. La anonimización es un proceso probabilístico. El Cliente reconoce y acepta que el Proveedor no puede garantizar la irreversibilidad absoluta de los Datos Anonimizados en todos los escenarios teóricos, especialmente cuando se combinan con fuentes de información externas.
9.1. Responsabilidad del Cliente sobre los datos
9.2. Papel y exención del Proveedor
El Proveedor es responsable de mantener la disponibilidad y la seguridad técnica del Servicio, procesar los datos siguiendo las instrucciones del Cliente e implementar medidas de seguridad apropiadas durante el procesamiento. El Cliente acepta eximir a Whatoko Health de cualquier reclamo, daño o sanción derivado de:
El Bus de Interoperabilidad recibe, valida, transforma y enruta Recursos HL7 FHIR R4 entre los sistemas del Cliente y/o terceros autorizados por este (incluidas plataformas oficiales como el ecosistema IHCE). Whatoko Health actúa como intermediario técnico de transmisión y validación estructural.
El Cliente y sus Usuarios Autorizados se obligan a no realizar las siguientes conductas respecto de la Plataforma, la API, los Webhooks y el SDK:
Utilizar los Servicios de manera ilegal, fraudulenta o incompatible con estos T&C, incluida la inserción de código malicioso.
Sujeto al cumplimiento de estos T&C y al pago de las contraprestaciones, Whatoko Health concede al Cliente una licencia no exclusiva, no transferible y revocable para acceder y utilizar la Plataforma durante la vigencia del plan contratado y dentro del territorio acordado, exclusivamente para los fines del Cliente. Whatoko Health no vende la Plataforma y conserva en todo momento su titularidad. El Cliente acepta no copiar (salvo respaldo incidental), arrendar, sublicenciar, traducir, fusionar, adaptar o modificar la Plataforma, ni acceder a su código fuente.
Whatoko Health hará esfuerzos comerciales razonables por mantener la disponibilidad de la Plataforma. Los niveles de servicio (SLA), las ventanas de mantenimiento y los canales de soporte aplicables se regirán por el plan contratado o el anexo de SLA correspondiente. Salvo pacto en contrario, el objetivo de disponibilidad mensual será del 99,8%. Whatoko Health podrá emitir actualizaciones y suspender temporalmente el acceso por mantenimiento, notificando cuando sea razonablemente posible.
El precio de cada plan o módulo será el establecido por AI3LAB en el contrato comercial o en el sitio web al momento de la contratación. La estructura de precios podrá basarse en suscripción y/o en uso.
El pago se realizará en la periodicidad acordada (la “Fecha de Pago”) a través de las plataformas autorizadas. La falta de pago dará lugar a la suspensión de los Servicios [5] días después de la fecha de vencimiento (“Fecha de Corte”). En caso de mora se causarán intereses sobre los montos vencidos a una tasa del máximo permitido por la ley, lo que resulte menor, sin perjuicio del reembolso de los costos razonables de cobranza.
Para los Datos Originales y los Datos de Salud que el Cliente aporta a la Plataforma, el Cliente actúa como Responsable del Tratamiento y Whatoko Health como Encargado del Tratamiento, procesando los datos únicamente conforme a las instrucciones del Cliente y a la finalidad de prestar los Servicios. Las condiciones específicas del tratamiento podrán formalizarse en un Acuerdo de Tratamiento de Datos (DPA) anexo, que prevalecerá sobre estos T&C en lo relativo a protección de datos.
Las Partes se comprometen a minimizar el riesgo sobre datos sensibles. Cuando el modelo de operación lo requiera, Whatoko Health tratará los datos del Usuario Final asociándolos a un identificador único (“user_uuid”) emitido por el Cliente, de modo que el manejo de la información resulte, en la medida de lo posible, en datos desidentificados que eviten la vinculación directa con la PII del Usuario Final.
El Cliente acepta que ningún método de transmisión por Internet o de almacenamiento electrónico es completamente seguro, por lo que Whatoko Health no puede garantizar seguridad absoluta.
Cada Parte se obliga a mantener en estricta reserva la “Información Confidencial” de la otra —toda información no pública, técnica o no técnica, divulgada directa o indirectamente, incluidos secretos empresariales—, a no divulgarla a terceros y a no usarla para fines distintos a los previstos en los documentos vinculantes. Esta obligación subsiste por un periodo de [5 (cinco)] años contados a partir de la terminación de las obligaciones. Cada Parte podrá divulgar Información Confidencial cuando lo exija la ley o una orden judicial, dando aviso razonable previo a la otra Parte cuando sea posible. Cuando corresponda, el Cliente se obliga a suscribir y hacer cumplir los acuerdos de confidencialidad (NDA) con su personal autorizado.
Todos los derechos de propiedad intelectual e industrial sobre la Plataforma, su software, algoritmos (incluidos los del Proceso de Anonimización), API, Webhooks, SDK, bases de datos, diseños, marcas y signos distintivos pertenecen a AI3LAB / Whatoko Health o a sus licenciantes, estén o no registrados. El uso de los Servicios no concede al Cliente derecho de propiedad ni licencia sobre dichos activos, salvo el derecho de uso descrito en la cláusula 12.
El Cliente otorga a Whatoko Health una licencia limitada para utilizar los Datos Originales únicamente con el propósito de prestar los Servicios. Cualquier nueva característica o funcionalidad sugerida por el Cliente que Whatoko Health adopte será de propiedad exclusiva de Whatoko Health.
El uso del sitio web puede implicar la instalación de cookies para permitir el adecuado funcionamiento de los servicios, personalizar la experiencia de navegación y generar estadísticas de mejora. El Cliente puede gestionar las cookies desde la configuración de su navegador.
Los Servicios se proporcionan “tal cual” y “según disponibilidad”, sin garantías de ningún tipo, expresas o implícitas, incluidas las de comerciabilidad, idoneidad para un fin determinado, título y no infracción. En la medida máxima permitida por la ley, Whatoko Health no garantiza que los Servicios cumplirán todos los requisitos del Cliente, serán ininterrumpidos o libres de errores, serán cien por ciento seguros, ni que sus resultados serán cien por ciento precisos.
Tope de responsabilidad. En la máxima medida permitida por la ley, Whatoko Health no será responsable por daños indirectos, especiales, incidentales o consecuentes, ni por pérdida de beneficios, datos o uso. La responsabilidad total de Whatoko Health por cualquier reclamación relacionada con estos T&C no excederá el monto total pagado por el Cliente en los [seis (6)] meses inmediatamente anteriores al hecho que dio lugar a la reclamación.
El Cliente reconoce que usa los Servicios bajo su propio riesgo y que es su responsabilidad asegurarse de que las funciones de la Plataforma satisfagan sus requerimientos. El acceso a la Plataforma es temporal y puede ser modificado o retirado con aviso razonable.
El Cliente acepta indemnizar y mantener indemne a AI3LAB, sus compañías afiliadas, directores, funcionarios y empleados frente a cualquier responsabilidad, pérdida, reclamación o gasto (incluidos honorarios razonables de abogados) relacionados con el incumplimiento de estos T&C por el Cliente o con su uso de los Servicios.
Whatoko Health no es un proveedor de atención médica y no presta asesoramiento médico. La Plataforma y los Servicios constituyen herramientas de soporte tecnológico y no sustituyen el juicio clínico, el diagnóstico, el tratamiento ni la atención de un profesional de la salud calificado. Las decisiones clínicas son responsabilidad exclusiva del Cliente y de su personal asistencial. Ante cualquier duda sobre una condición de salud, debe consultarse a un profesional de la salud.
La vinculación tiene la vigencia inicial seleccionada en el plan (mensual o anual) y comienza en la fecha de formalización del Acuerdo. Se renovará automáticamente por periodos sucesivos salvo que una Parte notifique por escrito su decisión de no renovar con al menos [treinta (30)] días de antelación al vencimiento del periodo vigente.
Whatoko Health podrá terminar la licencia y estos T&C, mediante notificación escrita, si el Cliente comete una infracción importante o persistente no subsanada dentro de los 14 días siguientes al requerimiento, si incumple las reglas de uso aceptable o las restricciones de licencia, o si Whatoko Health decide discontinuar los Servicios. A la terminación, cesarán los derechos concedidos, el Cliente deberá cesar el uso de la Plataforma y, a solicitud, se gestionará la devolución o eliminación de los datos conforme a la política de retención y a la ley. Subsisten las cláusulas que por su naturaleza deban sobrevivir (entre otras, las de propiedad de datos, propiedad intelectual, confidencialidad, garantías y limitación de responsabilidad).
Whatoko Health no será responsable por incumplimientos o retrasos causados por actos o eventos fuera de su control razonable, incluida la falla de redes de telecomunicaciones públicas o privadas. En tal caso, sus obligaciones se suspenderán por el tiempo que dure el evento y hará lo posible por encontrar una solución.
Cualquier inquietud, pregunta o notificación relativa a estos T&C deberá dirigirse a Whatoko Health al correo [email protected] o por correo físico a Calle 42 # 35 – 29, Bucaramanga (Santander). Whatoko Health confirmará la recepción, normalmente por correo electrónico.
Cada Parte se compromete a promover una imagen positiva de la otra y a no incurrir en prácticas comerciales desleales. Ninguna Parte hará referencia pública a la otra ni usará su propiedad intelectual (logotipo, sitio web, materiales) sin el consentimiento previo y por escrito de la otra Parte.
Estos T&C, su objeto y formación se rigen por las leyes de la República de Colombia. Cualquier controversia se someterá a los tribunales competentes de [Bucaramanga, Santander], sin perjuicio de las normas imperativas de protección al consumidor o de protección de datos que resulten aplicables.
Documento de referencia sujeto a revisión jurídica. Esta es una versión de trabajo elaborada a partir de los documentos aportados. Los valores resaltados deben definirse y la totalidad del documento debe ser validada por un asesor jurídico habilitado antes de su publicación, en especial en lo relativo a datos de salud (Ley 1581/2012), interoperabilidad (Resolución 1888/2025) y, cuando aplique, GDPR.